Lancer votre propre organisme de formation professionnelle est une aventure passionnante et prometteuse. Si vous êtes formateur ou si vous envisagez de vous lancer dans ce secteur, il est essentiel de bien comprendre les étapes nécessaires pour réussir ce projet. De la préparation initiale à la gestion au quotidien, chaque étape doit être soigneusement pensée.  

Dans cet article, nous allons vous guider à travers : 

• Les étapes essentielles pour créer votre organisme 

• Les documents légaux indispensables 

• Les bonnes pratiques pour gérer efficacement votre activité. 

Étape 1 : Analyser le marché et définir votre offre 

Avant de vous lancer dans la création de votre organisme de formation, il est crucial de comprendre ce secteur. 

Pourquoi faire une étude de marché ?  

Une étude de marché vous permet de valider la viabilité de votre projet.

Elle vous aide à déterminer : 

• Votre public cible : Qui sont vos futurs apprenants ? Sont-ils des demandeurs d'emploi, des salariés d’entreprises ou des particuliers ? 

• Les besoins en formation : Quelles compétences votre public cible recherche-t-il ? Quelles formations sont les plus demandées dans votre secteur ? 

• La concurrence : Qui sont vos concurrents directs et indirects ? Quelles sont leurs offres et leurs prix ? 

Comment réaliser une étude de marché pour votre organisme de formation ?  

Commencez par une collecte d’informations via : 

• Des sources primaires (enquêtes, entretiens, focus groupes). 

• Des sources secondaires (rapports sectoriels, études publiées).  

Puis, analysez les tendances actuelles et les attentes des consommateurs, tout en évaluant les forces et les faiblesses de vos concurrents. 

Vous pouvez également utiliser des outils en ligne pour surveiller les demandes et les discussions autour de certaines thématiques. 

L'objectif de cette analyse est de vous positionner sur un marché compétitif en identifiant des créneaux où votre offre peut se distinguer. 

Étape 2 : Créer un business plan solide 

Un business plan est un élément essentiel pour réussir la création d’un organisme de formation professionnelle. Ce document vous permet de : 

• Structurer votre projet. 

• Identifier les besoins financiers et humains. 

• Définir les actions à entreprendre. 

Les éléments à inclure dans votre business plan 

• Analyse économique : Évaluez les coûts de démarrage, les revenus prévisionnels et les marges bénéficiaires. Ce calcul vous aidera à comprendre la rentabilité de votre projet. 

• Offre de formation : Décrivez précisément les formations que vous allez proposer et leur adéquation avec les besoins du marché. N’oubliez pas d’inclure vos tarifs.  

• Ressources humaines : Identifiez le personnel nécessaire pour faire fonctionner votre organisme, y compris les formateurs, l'administration et les supports techniques. 

• Matériel et infrastructures : Précisez les coûts associés à l'acquisition de matériel nécessaire à votre organisme de formation. Par exemple : la location de salles de formation, les logiciels de visioconférence ou les plateformes de digital Learning. Mais aussi tout autre équipement ou outil indispensable pour délivrer vos formations de manière efficace. 

• Stratégie marketing : Comment allez-vous attirer des clients ? Le marketing digital, la participation à des salons professionnels ou la publicité sur les réseaux sociaux peuvent être des leviers efficaces. 

Exemple de Business Plan  

Étape 3 : Déclaration et enregistrement auprès de la Direccte 

Pour que votre organisme soit officiellement reconnu, vous devez déclarer votre activité auprès de la Direccte. Qui est la Direccte ? Il s’agit des Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi. 

Les documents à fournir  

La déclaration nécessite plusieurs pièces administratives, telles que : 

• Le formulaire CERFA n°10782*04 : Ce questionnaire permet d’enregistrer votre organisme de formation. 

• Un extrait Kbis ou certificat d’inscription à l’INSEE : Preuve légale de l’existence de votre entreprise. 

• Un extrait de casier judiciaire du responsable de l’organisme : Nécessaire pour garantir la fiabilité de l’entité. 

• Le programme de formation : Un détail de la première formation que vous souhaitez dispenser, incluant les objectifs, la durée, et le public visé. 

Le numéro d’enregistrement vous permet de délivrer des formations professionnelles. 

Étape 4 : Gérer la conformité légale 

Une fois votre organisme enregistré, plusieurs documents légaux doivent être gérés pour assurer la conformité avec la législation en vigueur. 

Documents essentiels à gérer  

• La convention de formation : Elle doit être établie entre vous (l’organisme de formation) et les clients (entreprises, collectivités, etc.). Elle détaille les modalités de la formation, la durée, les objectifs, et les moyens d’évaluation. 

• La feuille d’émargement : Ce document est un suivi de l’assiduité des stagiaires. Il permet de valider la présence et peut servir de justificatif pour le paiement des formateurs. 

• L’attestation de formation : À la fin de chaque formation, vous devez fournir une attestation mentionnant la durée de la formation, les objectifs atteints, et les résultats obtenus. 

• Les questionnaires de satisfaction à chaud et à froid : Ils sont essentiels pour évaluer la qualité de la formation dispensée et recueillir les retours des stagiaires. Ils permettent d'ajuster les offres de formation en fonction des besoins et attentes des apprenants. 

• Le bilan pédagogique et financier : obligatoire chaque année pour informer la Direccte de l’évolution de votre organisme de formation. 

Focus sur le bilan pédagogique et financier 

Ce bilan rend compte de l’évolution de votre organisme, tant sur le plan pédagogique que financier. Il prouve également que vous respectez les exigences réglementaires. 

Vous devez vous assurer de suivre certains indicateurs tout au long de l'année afin de compléter correctement le BPF : 

• Le nombre d'apprenants : Le total d'apprenants par session de formation. Ainsi que les informations individuelles pour chaque stagiaire doivent être correctement enregistrées. 

• Les heures de formation dispensées : Le nombre exact d'heures réalisées par votre organisme de formation, qu'il s'agisse de formations en présentiel, en ligne, ou hybrides. Cette donnée doit être précise et correspondre aux plannings établis. 

• Les objectifs de la formation et leur taux de réalisation : Vous devez vérifier que les objectifs de chaque formation ont été définis en amont. Puis, vous devez consigner les résultats de chaque apprenant, notamment s'ils ont atteint ces objectifs. 

• Les évaluations et bilans de la formation : Les évaluations (formative ou sommative) réalisées durant ou à la fin des sessions doivent être enregistrées pour chaque formation. Cela vous permet de fournir des données sur la réussite des stagiaires.

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Étape 5 : Stratégies de financement et label 

Pour financer la création et le fonctionnement de votre organisme de formation, il existe plusieurs solutions. Vous pouvez commencer par un financement personnel, mais des subventions ou des partenariats peuvent également être explorés. 

Obtenez un label pour vous démarquer   

La certification Qualiopi est un atout essentiel pour renforcer la crédibilité de votre organisme en France. Elle garantit la qualité de vos prestations et vous permet de vous distinguer sur un marché compétitif. Obtenir la certification Qualiopi est également un gage de conformité aux exigences réglementaires et un levier pour accéder à des financements publics ou privés. 

Le processus de certification Qualiopi repose sur des critères stricts relatifs à la qualité : 

• Des formations. 

• De l’accompagnement des apprenants par votre organisme de formation. 

• De la gestion administrative des sessions.  

• De la formation continue des équipes. 

• Du suivi et de la mise à jour des actions de formation. 

• Des informations fournis avant, pendant et après la formation. 

Pour l’obtenir, il est nécessaire de passer un audit réalisé par un organisme certificateur agréé. 

Si vous souhaitez faciliter l’obtention de la certification, il existe également des solutions de portage Qualiopi. Apprenez-en plus ici. 

Lisez également notre article dédié sur le portage Qualiopi ! 

En conclusion   

Créer un organisme de formation est une aventure qui demande : 

• Du temps. 

• De la planification. 

• Une bonne gestion administrative.  

En suivant ces étapes essentielles, vous serez en mesure de mettre en place une structure solide, conforme et efficace. La clé du succès réside dans : 

• Une étude de marché minutieuse. 

• Un business plan bien ficelé. 

• Un respect des normes légales. 

Et vous, avez-vous déjà lancé ou envisagez-vous de lancer un organisme de formation ? Partagez vos expériences et vos questions dans les commentaires ci-dessous ! Nous serions ravis de vous lire et d’échanger avec vous.